Protocol Beamteam, 1 juni 2021

De Vaartkerk heeft de beschikking over een vaste beamer en camera. Deze beamer- en camera opstelling wordt gebruikt voor de ondersteuning van (alle) erediensten. Door het beamteam is nagedacht over de manier waarop een beamer verder kan bijdragen aan de erediensten en het gemeente zijn. De beamer wordt gebruikt als een ondersteuning van de diverse elementen van onze erediensten ten dienste van de gemeente.


Uitgangspunten

  • De beamer dient ondersteunend te zijn aan de diverse elementen van de eredienst.
  • Het is erg belangrijk dat één en ander er netjes en verzorgd uit ziet. Het gaat per slot van rekening om een eredienst! Het beamteam maakt daarover afspraken en is daarop ook aanspreekbaar via de beamteam coördinator en niet rechtstreeks aan de beamisten. Het beamteam zal ook zorg dragen voor de continuïteit van het beamen tijdens de diensten.
  • In de Kerk hangt bij binnenkomst een bordje, waarop gewezen wordt dat de diensten worden opgenomen en live uitgezonden. Uitzendingen vinden plaats via Kerkomroep.nl.


Visie

De beamerpresentatie maakt de liturgie toegankelijker voor gemeenteleden en gasten. Daarnaast kan de beamer bijdragen aan het gemeente-zijn als communicatiemiddel voor activiteiten en het gemeenteleven. Door middel van de camera zenden wij onze erediensten uit via Kerkomroep.nl, zodat ook leden die niet naar de kerk kunnen komen of andere belangstellenden live of op een later moment de dienst mee kunnen kijken of luisteren.


Aanleveren materiaal voor de beamer in PowerPoint

De toegezonden mededelingen vooraangaande aan de erediensten worden verzameld de coördinator van het beamteam en doorgestuurd naar de beamist voor de komen de dienst. Hierbij zal rekening worden gehouden met de kleuren van het kerkelijke jaar. Het is de bedoeling dat iedereen (diaconie, commissies etc.) deze aanlevert in PowerPoint. Bij hoge uitzondering zal de coördinator het initiatief nemen om de tekst om te zetten in PowerPoint.

Verder geldt voor het aanleveren van het PowerPoint materiaal voor de beamer dat deze uiterlijk donderdagavond 18.00 uur binnen moet zijn, via de mail: beamteam@vaartkerk.nl

Voor het aanleveren van materiaal in PowerPoint gelden de volgende regels:

  • Het lettertype, als huisstijl, is “Verdana”.
  • De minimale grootte van het lettertype is 26 punten.
  • De opmaak (ontwerp) van de PowerPoint dient 16:9 (breedbeeld) te zijn.
  • De presentatie mag geen overgangen en/of geluidsfragmenten bevatten.

Video- en geluidsfragmenten dienen te worden aangeleverd uiterlijk woensdagavond 20.00 uur.

Video- en geluidsfragmenten dienen te worden aangeleverd in .avi, .wmv, .mp4 of .mov formaat. Aanleveren van videomateriaal dient, vanwege de vaak grote bestanden, aangeleverd te worden via  www.wetransfer.com.

Geluidsfragmenten dienen te worden aangeleverd in .mp3 formaat.

Bij gebruik van PowerPoint dient er rekening gehouden te worden met de achtergrond en lettertypen. Gebruik een duidelijke en rustige achtergrond en vermeldt niet teveel telefoonnummers en e-mail-adressenHoud rekening met de beschikbare ruimte, gebruik maximaal 2 à 3 slides. Verwijs liever naar de Kerkwijzer voor meer informatie over het onderwerp.

Vastgesteld is dat de mededelingen voorafgaand aan de kerkdienst niet langer dan 5 minuten mogen duren. Rekening houdend met een looptijd van 15 seconde per slide is er dus ruimte voor in totaal maximaal 20 slides.

Alle mededelingen worden door de coördinator van het beamteam verzameld en doorgestuurd in PowerPoint naar de beamist voor de komende Dienst. Hier zal zoveel mogelijk rekening worden gehouden met de kleuren van het kerkelijk jaar.


Het beamen van langere PowerPoint presentaties en filmpjes tijdens de collecte

De betrokkenen (diaconie, Startdienstcommissie, kindernevendienst, etc.) moeten altijd vooraf overleg hebben met het scribaat over het beamen tijdens de collecte. De beslissing hierover wordt genomen door het scribaat. Houd rekening met de duur van de collecte, er kunnen maximaal 12 slides getoond worden.


Verantwoordelijkheid voor mededelingen

Mededelingen door commissies en groepen binnen de kerk (diakonie, verenigingen, club, kindernevendienst, kerkrentmeesters) worden door hen zelf aangeleverd bij het Beamteam. Let op: zo beknopt mogelijk formuleren! Daarbij ook naam, (mail)adres en telefoonnummer vermelden, zodat er contact opgenomen kan worden.

Aanvragen van buiten de gemeente voor het plaatsen van mededelingen op de beamer moeten worden ingediend bij de scriba, die namens de kerkenraad verantwoordelijk is voor de mededelingen voor de dienst.

Het onderlinge contact tussen scribaat en coördinator van het beamteam is dan ook zeer essentieel.

Komen er op zondagmorgen nog mededelingen binnen, dan worden die mondeling gedaan door de ouderling van dienst.

Wat wordt er geplaatst?

  • Alle activiteiten, die te maken hebben met onze gemeente en onze gebouwen of waarin          onze gemeente participeert.

  • evt. andere activiteiten, die plaatsvinden in onze eigen gebouwen.

Wat wordt er niet geplaatst?

  • Persberichten van derden

  • Concerten, zangdiensten, lezingen, etc. van derden

  • Oproepen voor vrijwilligers, etc van derden

Bij twijfel over plaatsing wordt er contact opgenomen met het scribaat.


Gebruik van apparatuur

Gebruik van de beamer, laptop, camera en geluidsapparatuur van de kerk voor andere doeleinden dan de zondagse eredienst is uitgesloten zonder vooraf overleg en afstemming met de coördinator van het beamteam. Op verzoek, mits vroegtijdig aangevraagd, kunt u de beschikking krijgen over een beamist en/of camera bediener die de dienst ondersteund.

Het aansluiten van eigen meegebrachte apparatuur door uitgenodigde ondersteuning/muzikale begeleiding tijdens de diensten is niet toegestaan zonder vooraf afstemming te hebben gehad met de coördinator en zijn aanwezigheid bij het opbouwen van de apparatuur in de kerk!


Speciale diensten zoals doop-, rouw- en trouwdiensten

Bij doopdiensten zal de voorganger in de voorbereiding hierop met de doopouders ook afstemmen of het wenselijk is dat er een foto van het doopkind wordt gebeamd. Deze foto dient uiterlijk donderdagavond 18.00 uur gestuurd te worden naar beamteam@vaartkerk.nl. De minimale grootte van de foto is 200 kB.

In principe is het Beam- en Camerateam standaard niet beschikbaar voor rouw- en trouwdiensten. Indien hiervoor ondersteuning door het Beam- en Camerateam gewenst is, kunt u per email contact zoeken met de coördinator. Het email adres is: beamteam@vaartkerk.nl.

Bij rouwdiensten mag er vanzelfsprekend telefonisch contact opgenomen worden met de coördinator.

Voor ondersteuning tijdens de rouw- en trouwdiensten vragen wij een vergoeding van € 25 per persoon (Beam- en Camerateam), want zij moeten hiervoor tijd vrij maken en ook is er voorbereiding benodigd.


Easy Worship

Voor de beamer-presentaties gebruiken we Easy Worship. In dit programma staan alle liederen die binnen onze gemeente gezongen worden. Onze database hebben we o.a. de volgende bundels:

  • Evangelische liedbundel 1 t/m 509

  • Johannes de Heer 1 t/m 958;

  • Kinderliedjes 1 t/m 287

  • Liedboek voor de kerken 1 t/m 491

  • Opwekkingsliederen 1 t/m 722

  • Zingende gezegend 1 t/m 322

  • Psalmen 1 t/m 150 oude en nieuwe berijming

  • Het Nieuwe Liedboek (2013)

Verder staan de NBV en NBG’51 er compleet in en diverse liturgische teksten.


De coördinator Beam- en Camerateam

De coördinator is het centrale communicatie punt voor het Beam- en Camerateam.

Verder  is de coördinator verantwoordelijk voor:

  • Afstemming en planning van toelevering van de gegevens voor de dienst aan de beamisten
  • Totstandkoming van het rooster voor inzet beamisten en bedieners van de camera
  • Aansturing van beide teams
  • Correcte werken van de benodigde apparatuur


Verder is het beamteam inhoudelijk niet verantwoordelijk voor de dienst !

  

Namens het beamteam,

Henrik Beijes

Coördinator beamteam Vaartkerk Eemdijk

Telefoon: 06-12695541

Email: beamteam@vaartkerk.nl